Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous?

Memoras (memoras.ai) est une plateforme d'espaces de connaissances alimentés par la voix et l'intelligence artificielle, développée par Gestimatech, une entreprise québécoise.

• Responsable : Jean-François Perreault
• Entreprise : Gestimatech
• Courriel : confidentialite@gestimatech.com

2. Quelles données on collecte?

On collecte uniquement les données nécessaires au fonctionnement de la plateforme :

3. Comment on utilise tes données?

• Fournir les fonctionnalités de la plateforme (espaces, transcription, chat IA)
• Indexer ton contenu pour la recherche sémantique dans tes espaces
• Générer des résumés et points d'action à partir de tes sources
• Connecter ton calendrier pour automatiser la transcription de meetings
• Améliorer la plateforme et corriger les bugs
• Respecter nos obligations légales

On ne vend jamais tes données à des tiers.

4. Intelligence artificielle et traitement

Memoras utilise l'intelligence artificielle pour :

• Transcription audio : Tes notes vocales et meetings sont transcrits par Deepgram (audio → texte)
• Résumés et analyse : Claude (Anthropic) génère des résumés, points d'action et réponses à tes questions
• Recherche sémantique : Ton contenu est vectorisé (Gemini) pour permettre la recherche intelligente dans tes espaces
• Bot meeting : Recall.ai enregistre et transcrit tes réunions Zoom, Teams et Google Meet
• Rapports de chantier : Si tu utilises le rapport journalier, l'adresse que tu saisis est envoyée à OpenStreetMap (Nominatim) pour obtenir les coordonnées GPS du chantier. Les coordonnées seules (pas l'adresse) sont ensuite envoyées à Open-Meteo pour récupérer la météo de la journée.
• Description des photos (forfait Docs Max) : Tes photos de chantier sont analysées par Azure OpenAI (Microsoft), hébergé au Canada, pour générer une description factuelle et des mots-clés qui rendent tes photos cherchables. La description est une aide à la recherche et ne constitue pas une inspection.

Tes données sont envoyées à ces services uniquement pour te fournir les fonctionnalités demandées. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA sans votre consentement.

Amélioration de nos agents IA (avec votre consentement)

Avec votre consentement explicite (désactivé par défaut), nous recueillons des données d'usage anonymisées sur la façon dont vous interagissez avec l'assistant — les actions effectuées et les corrections que vous apportez à ses réponses — afin d'améliorer la qualité de nos agents. Ces données ne contiennent jamais le contenu de vos espaces (documents, transcriptions, noms, projets) ni de renseignement permettant de vous identifier. Vous pouvez accorder ou retirer ce consentement en tout temps dans vos Paramètres (art. 8, Loi 25).

5. Partage de données

On partage tes données uniquement avec les services nécessaires au fonctionnement de la plateforme :

Tous ces services s'engagent à protéger tes données selon des standards équivalents ou supérieurs à la Loi 25.

6. Témoins de connexion (cookies) et mesure d'audience

On garde l'utilisation des témoins au minimum. Tu choisis les catégories facultatives via la bannière affichée à ta première visite :

• Strictement nécessaires (toujours actifs) : connexion, sécurité, préférences d'affichage et mémorisation de ton choix de consentement. Aucun consentement requis.
• Mesure d'audience sans témoin : Plausible, un outil de statistiques agrégées qui ne dépose aucun témoin et ne te suit pas individuellement.
• Analyse d'audience (facultatif, sur consentement) : Google Analytics et Microsoft Clarity, pour comprendre comment le site est utilisé. Chargés uniquement après ton consentement explicite. Tu peux refuser — ça ne change rien à ton accès.
• Publicité (facultatif, sur consentement) : mesure des conversions issues de nos publicités Meta (Facebook/Instagram) via l'API Conversions. Si tu y consens et que tu crées un compte, ton courriel est transmis à Meta sous forme hachée (chiffrée à sens unique) — jamais en clair — afin d'attribuer l'inscription. Meta est situé aux États-Unis ; cette communication est limitée au strict nécessaire.

On respecte le signal GPC (Global Privacy Control) de ton navigateur : s'il est activé, aucun témoin facultatif (analyse ou publicité) n'est déposé. Tu peux modifier ou retirer ton choix à tout moment :

Gérer mes préférences de témoins

7. Accès au calendrier

Si tu connectes ton calendrier Google ou Microsoft Outlook, Memoras le lit pour :

• Retirer de ta page de réservation les heures où tu es déjà pris
• Détecter tes réunions avec lien de visioconférence (Zoom, Teams, Meet)
• Envoyer automatiquement un bot de transcription à ces réunions

Seulement si tu l'autorises à part, Memoras ajoute tes rendez-vous dans ton calendrier, les déplace quand ils changent et les marque « ANNULÉ » quand ils sont annulés. Le titre de ces événements porte le nom de ton client. Aucune invitation n'est envoyée à personne.

Si tu branches ton compte Zoom, Memoras y crée une réunion neuve pour chaque rendez-vous en visio, la déplace si le rendez-vous change, et la supprime s'il est annulé. Zoom ne donne pas accès à ton calendrier.

Tu peux déconnecter ton calendrier ou ton compte Zoom à tout moment dans les paramètres.

8. Conservation des données

• Compte et contenu : Conservés tant que ton compte est actif
• Données techniques : 13 mois maximum
• Après suppression du compte : Toutes tes données sont supprimées dans les 30 jours

9. Tes droits (Loi 25 du Québec)

Tu as des droits sur tes données personnelles :

Pour exercer tes droits : Envoie un courriel à confidentialite@gestimatech.com. On répond dans les 30 jours.

10. Sécurité des données

• Chiffrement SSL/TLS pour toutes les communications
• Mots de passe chiffrés (bcrypt)
• Authentification par jetons JWT
• Accès restreint aux données (besoin de savoir)
• Hébergement sécurisé avec sauvegardes régulières
• Surveillance des incidents de sécurité

11. Incident de confidentialité

En cas d'incident pouvant compromettre tes données :

• On t'informe dans les meilleurs délais
• On avise la Commission d'accès à l'information du Québec si requis
• On prend les mesures pour limiter les dommages

12. Modifications

On peut modifier cette politique pour refléter les changements dans nos pratiques ou la loi. La date en haut de la page indique la dernière révision. Les modifications importantes te seront communiquées par courriel.

13. Questions ou plaintes

• Nous contacter : confidentialite@gestimatech.com
• Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca